Ti se pare greu sa parcurgi singur lectiile video gratuite?

Inscrie-te la unul din cele 10 tipuri diferite de cursuri Excel in clasa (cu instructor acreditat Microsoft)

Cum putem sa validam datele in Excel cu Data Validation

Introducere:

Valideaza pe cat posibil datele inainte de a le introduce in tabelele Excel.

Aici aplicam principiul: “mai bine preintampinam decat sa tratam”. Excel ne permite implicit sa scriem orice in tabele. E bine, ofera libertatea de a completa tabelele fara batai de cap. stim insa ca libertatea are si un pret daca nu este folosita cu masura.

Cum sa completezi intr o coloana numita CNP numere? Pune numere doar in coloanele cu care faci calcule matematice! Cand ai adunat ultima oara doua cnp uri?! Cand ai impartit doua numere de telefon?  Toate coloanele ce contin cifre si cu care NU facem calcule matematice sunt declarate de tip text.

Tutoriale video interactive

Acest curs este disponibil si in format video interactiv, oferit gratuit tuturor celor care participă la cursurile noastre Excel in clasa.

Pasul 1
Se stie ca Excel ne permite in mod implicit sa scriem orice fel de valoare in orice celula din foaia de calcul.

De exemplu, in coloana Salariul, in loc de 2800 putem scrie 280o, ceea ce reprezinta o informatie eronata, considerata ca text, nu ca valoare numerica.

Daca dorim sa calculam un salariu indexat cu 10 % se va observa ca in linia cu informatia eronata vom obtine o eroare #VALUE

Putem sa impunem anumite constrangeri, acestea fiind conditii logice stabilite pe anumite coloane, astfel incat acele coloane sa nu accepte decat date conforme.

O alta posibila greseala este scrierea datelor calendaristice gresit – luna 19, de exemplu.

Daca dorim sa evidentiem anul nasterii pe o coloana, vom scrie =YEAR(D10) in celula J10 si copiem formula pe coloana. Vom obtine, de asemenea eroare pentru data scrisa gresit.

La coloana StCiv (Starea civila) avem o conventie de prescurtare, dar nu si restrictia de a scrie ce dorim in aceasta coloana.

Pentru a nu introduce date eronate, vom folosi instrumentul Data Validation (validare de date), din tab-ul Data, grupul Data Tools.

Ai intrebari tehnice legate de Excel si vrei sa te ajutam?

Detinem cea mai mare comunitate Excel din Romania (peste 11.000 membri activi), unde primesti suport gratuit la problemele tale Excel

Pasul 2
Pe coloana Salariul, trebuie introduse numai valori mai mari sau egale cu 1800. In acest scop, selectam valorile din aceasta coloana si, in tab-ul Data, grupul Data Tools, apasam butonul Data Validation.

In caseta de dialog Data Valodation, tab-ul Settings, campul Allow:, alegem optiunea Whole Number.

In campul Data: alegem greater then or equal to, iar in campul Minimum: scriem valoarea 1800.

Orice valoare eronata introdusa va fi semnalata de catre Excel printr-un mesaj de eroare.

Pasul 3
Pentru coloana DataN, in caseta de dialog Data Valodation, tab-ul Settings, campul Allow:, alegem optiunea Date.

In campul Data: alegem less then, iar in campul End date: scriem formula =TODAY().

In tab-ul Error Alert, putem scrie Title: Eroare si error Message: Nu ai introdus o data calendaristica valida! si apasam OK.

Intrand in editarea celulei cu data gresita si apasand Enter, vom obtine mesajul de eroare.

Pasul 4
Pentru coloana StCiv, in caseta de dialog Data Valodation, tab-ul Settings, campul Allow:, alegem optiunea List.

In campul Source: vom scrie lista de valor permise: c;n;d;v

Apasam apoi OK si observam ca acum putem selecta din lista derulanta a fiecarei celule si nu putem introduce valori gresite, care nu sunt in lista.

Pasul 5
Pentru a evidentia valorile eronate la nivel de foaie de calcul, pentru coloanele care au validare de date, vom folosi optiunea Circle Invalid Data, din butonul derulant Data Validation.

Pasul 6
Pentru coloana CNP, am facut doua greseli intentionate: pentru Radu – 14 cifre, iar pentru Mimi – 12 cifre.

CNP trebuie sa aiba obligatoriu 13 cifre. Pentru a corecta si aceste erori, in caseta de dialog Data Valodation, tab-ul Settings, campul Allow:, alegem optiunea text length.

In campul Data: vom alege equal to, iar in Length: 13

Apasam apoi OK.

Datorita optiunii Circle Invalid Data active, cele doua valori eronate sunt evidentiate automat.