Ti se pare greu sa parcurgi singur lectiile video gratuite?

Inscrie-te la unul din cele 10 tipuri diferite de cursuri Excel in clasa (cu instructor acreditat Microsoft)

Cum putem sa filtram rapid datele din tabelele Microsoft Excel

Introducere:

Ai un tabel cu 500.000 de linii si vrei sa-ti ramana pe ecran doar cateva dintre ele (pentru a le scoate la imprimanta, pe hartie sau in format pdf ). Subiectul filtrarii este unul complex, insa avand in vedere ca suntem la partea de incepatori chiar n-ai niciun motiv de ingrijorare (deocamdata).

Lectii:

  1. Filtre pe coloanele de tip data calendaristica

  2. Filtre pe coloane de tip text

  3. Filtre pe coloanele de tip numeric

Tutoriale video interactive

Acest curs este disponibil si in format video interactiv, oferit gratuit tuturor celor care participă la cursurile noastre Excel in clasa.

Pasul 1.

In lectia de fata, ne propumen sa aplicam diverse filtre pentru un tabel cu peste 10000 de linii.

Dupa cum bine stiti, o modalitate ar fi utilizarea optiunii Autofilter.

Ai intrebari tehnice legate de Excel si vrei sa te ajutam?

Detinem cea mai mare comunitate Excel din Romania (peste 11.000 membri activi), unde primesti suport gratuit la problemele tale Excel

Pasul 2.

in tabelul nostru, fiecare linie reprezinta o factura. Ne dorim ca pe ecran sa ramana doar facturile emise luna trecuta, adica august 2019.

Din tab-ul Data, grupul Sort & Filter, vom apasa butonul Filter, pentru a activa optiunea Autofilter.

Deschizand butonul derulant Autofilter din dreptul antetului coloanei Date, observam ca se poate face selectie multipla pentru criteriile de filtrare si, de asemenea, avem criterii de filtrare ierarhizate dupa an, luna si zi, ceea ce permite definirea foarte precisa a filtrarii dorite.

Debifam optiunea Select All, derulam anul 2019 si bifam luna august.

Observam ca doar facturile din luna august 2019 sunt vizibile. Eliminam filtrul activ cu optiunea Clear filter from Date.

 

Pasul 3
O alta metoda presupune utilizarea optiunii Date Filters cu sub-optiunea Last Month.

Se observa ca este mult mai simpla aceasta metoda, in plus, se preteaza pentru orice luna anterioara celei curente. Eliminam filtrul activ cu optiunea Clear filter from Date.

Pasul 4
Pentru facturile emise saptamana trecuta, putem folosi optiunea Last Week, dim meniul derulant Date Filters.

Eliminam filtrul activ cu optiunea Clear filter from Date.

Pasul 5
Ne propunem sa gasim toate tranzactiile initiate de firma Tri Fly.

Pentru aceasta, accesand meniul Autofilter de pe coloana Company, putem debifa Select All si bifam apoi Tri Fly.

Obtinem astfel 3458 de linii filtrate. Eliminam filtrul activ cu optiunea Clear filter from Company.

Pasul 6.

Pentru a vedea facturile pentru companiile din grupul Boomerang, in campul Search scriem Boom si apasam OK.

Rezulta 7039 de linii filtrate.

In coloana Product, in meniul derulant Autofilter, campul search scriem Car pentru a filtra toate produsele care au in componenta denumirii caracterele cautate – Carlota si apasam OK.

Numarul de linii vizibile devine 940. Eliminam ambele filtre prin apasarea butonului Clear din grupul Sort & Filter.

Pasul 7.

Pentru coloana Date putem utiliza optiunea Year to Date pentru a afisa toate tranzactiile de la inceputul anului curent pana la data curenta.

Eliminam ambele filtre prin apasarea butonului Clear din grupul Sort & Filter.

Pasul 8.

Ne propunem sa gasim toate facturile care au costurile intre 12$ si 15$.

Pentru acest lucru, din meniul Autofilter aferent coloanei Cost, alegem Number Filters, unde gasim optiunea Between.

In caseta de dialog Custom Autofilter, scriem in campurile din dreapta valorile dorite si apasam OK.

Eliminam ambele filtre prin apasarea butonului Clear din grupul Sort & Filter.

Pasul 9.

Ne propunem sa gasim toate facturile care au TOP 3 Net Sales (cele mai mari 3 valori facturate).

Pentru aceasta, din meniul Autofilter aferent coloanei Net Sales, alegem Number Filters, unde gasim optiunea Top 10.

In caseta de dialog Top 10 Autofilter, alegem 3 in campul din mijloc si apasam OK.

Obtinem cele mai mari trei valori pentru Net Sales. In situatia in care valorile se repeta, se afiseaza toate inregistrarile aferente acestor valori.

Eliminam ambele filtre prin apasarea butonului Clear din grupul Sort & Filter.

Pasul 10.

Ne propunem sa gasim toate facturile care au BOTTOM 10 Net Sales (cele mai mici 10 valori facturate).

Pentru aceasta, din meniul Autofilter aferent coloanei Net Sales, alegem Number Filters, unde gasim optiunea Top 10.

In caseta de dialog Top 10 Autofilter, selectam Bottom in loc de Top, lasam valoarea 10 in campul din mijloc si apasam OK.

Concluzie finala: Este util si rapid sa folositi optiunile de filtrare din zona Date Filters (in jurul datei curente), optiunea Search de la Text Filters sau optiunile de filtrare de la Number Filters.