Ti se pare greu sa parcurgi singur lectiile video gratuite?

Inscrie-te la unul din cele 10 tipuri diferite de cursuri Excel in clasa (cu instructor acreditat Microsoft)

Reguli de respectat cu datele si tabelele din Microsoft Excel

Introducere:

Nu-ti merge filtrarea. Nu-ti vede Excel tabelul. Nu-ti functioneaza nu stiu ce shortcut (de pilda ctrl + a). Primesti eroare la scrierea unei formule. Pai cum sa nu primesti erori cand n-ai respectat cele 40 de reguli de scriere a datelor in tabelele Excel. Din astea, prinde si tu (macar) 10 dintre ele.

Lectii:

  1. Tabelele nu au voie sa se atinga!

  2. Fara mai multe tabele pe orizontala

  3. Fara celule necompletate (blanks)

  4. Coloana Primary Key

  5. Freeze si split

  6. CTRL + * (nu ctrl A)

Tutoriale video interactive

Acest curs este disponibil si in format video interactiv, oferit gratuit tuturor celor care participă la cursurile noastre Excel in clasa.

In Excel avem mii de foi, fiecare foaie poate sa contina sute de tabele, totusi trebuie sa tinem cont de urmatoarele recomandari fara de care, lucrul in Excel poate sa devina un adevarat cosmar.

Tabelele daca sunt in aceeasi foaie nu au voie sa se atinga (trebuie sa fie cel putin un rand sau o coloanal intre ele).

Este valabil chiar si in conditia cand acestea se ating intr-un colt, in acest caz ambele fiind disfunctionale.

Daca incercam Ctrl + * sau Ctrl + A , ca sa selectam tabelul, in acest caz Excel va vedea un singur tabel.

In momentul in care dorim sa lucram cu anumite instrumente, de exemplu Filter,

datorita acestui fapt, Excel in loc sa vada 2 tabele, in acest caz Excel interpreteaza ca ar fi un singur tabel

si in acest caz capul de tabel cu functia aplicata permite o filtrare pe celule care nu contin informatii.

Din aceasta cauza acestei greseli, nu se mai poate lucra cu subtotaluri, Pivottable sau orice alte instrumente.

Obligatoriu trebuie lasat un rand sau o coloana libera intre diferitele tabele existente.

Procedand in acest fel avem posibilitatea sa selectam distinct fiecare tabel din pagina respectiva.

Ai intrebari tehnice legate de Excel si vrei sa te ajutam?

Detinem cea mai mare comunitate Excel din Romania (peste 11.000 membri activi), unde primesti suport gratuit la problemele tale Excel

Prima regula: Tabele diferite , despartite in cadrul aceleeasi foi pentru a putea utiliza diferitele instrumente necesare obtinerii unnor rezultate corecte!!!!

Astfel daca dorim sa selectam doar un singur tabel pentru a executa diverse operatii cum ar fi filtrarea, acum acest lucru este posibil si corect.

Regula nr.2: Nu puneti tabele pe orizontala.

De exemplu: Daca vrem sa filtram primul tabel, practic se filtreaza si al doilea.

In cazul acestei operatii randurile se ascund.

Rezultatul acestei greseli este ca dispar date din cadrul celui de al doilea tabel.

Daca suntem nevoiti sa lucram cu tabele din aceeasi foaie, este indicat sa le asezam pe verticala,

Regula nr.3 FARA CELULE BLANK.

Acestea sunt “Dusmanul de moarte” ale inputurilor de date in Excel.

Explicatie este ca aceste celule goale, genereaza erori in aplicarea diferitelor formule, functii, grafice, etc si implicit genereaza la final rezultate eronate. Pe cat posibil trebuie sa existe o valoare default.in celulele care nu contin date. In aceste caz trebuie ales o valoare neutra in cazul lucrului cu cifre si aceasta este zero.

In cazul lucrului cu text aceasta este “not available”.

Regula este simpla, mai bine orice decat nimc.

Putem totusi sa renuntam la celulele goale. Pentru acest lucru vom proceda in acest fel:

  1. Selectam tabelul prin : Ctrl si * sau, Ctrl si Shift 8, Ctrl si A

  1. In Tabul Home, meniul Find & Select, alegem optiunea Go to Special. Acest instrument permite selectarea automata a diferitelor lucruri mai “ciudate” din tabelele Excel. In acest caz vom bifa “Blanks”.

  2. Vom introduce valoarea neutra in functie de datele inscrise si astfel putem evita generarea unor erori in interpretarea sau calculele viitoare.

  3. Aceasta este introdusa in prima celula disponibila si utilizam combinatia de taste Ctrl si Enter . Daca am fi tastat doar Enter valoarea ar fi fost introdusa doar in prima celula. In acest fel am introdus valoarea dorita in toate celulele selectate. Combinatia de taste Ctrl si Enter inseamna duplicarea valorii introduce in celulele selectate.

Regula nr.4. Gestionarea celulelor care contin formule

 O alta problema des intalnita in cazul lucrului cu tabelele din Excel , este ca uneori nu stim care dintre celulele existente contin date si care contin formule. Pentru rezolvarea acestei probleme, vom proceda in felul urmator:

  1. Se selecteza tabelul cu combinatiile de taste cunoscute: Ctrl si * sau, Ctrl si Shift 8, Ctrl si A.

  2. Com folosi din nou instrumentul Go to Special, selectand de aceasta data optiunea Formulas.

Observam in acest caz ca primim mesajul ca nu exista formule in tabelul selectat.

Pentru  a evidentia acest lucru , vom face urmatorul exercitiu.

In celula indicata dorim sa introducem suma celulelor de pe un anumit rand. Pentru aceasta executam combinatia Alt si =, care inseamna suma pe linie.

Ctrl si Enter ca sa ramanem pe aceasta celula si ulterior executam dublu click pe coltul dreapta jos pentru completarea celulelor inferioare cu aceeasi formula.

Putem eventual in diferite celule sa introducem diferite formule din cadrul acestui tabel.

Din nou vom apela la instrumental Go to Special, pentru detectarea celulelor care contin formule, dupa ce in prealabil am selectat tabelul.

De aceasta data ne sunt indicate clar care din celulele respective contin formule , si care contin doar date introduce manual.

Regula nr.5 Name Range

O tehnica foarte puternica care din pacate care nu este folosita de catre utilizatorii Excel este Name Range.

Pentru aceasta vom face urmatorul exercitiu.

Dorim ca datele din tabelul existent, sa fie prelucrate in alta foaie din cadrul aceluiasi fisier Excel.

De exemplu dorim ca suma de pe o anumita coloana sa fie afisata intr-o celula aflata pe o alta foaie.

Pentru aceasta trebuia sa facem o multime de operatii cum ar fi:

  1. introducerea formulei

  2. selectarea celulelor dorite.

Aceste operatii necesare insa au dezavantajul ca necesita timp. Putem insa sa rezolvam aceasta problema mult mai repede si intr-un mod mult mai elegant.

Pentru aceasta este de ajuns sa selectam celulele si in campul indicat vom introduce un nume sugestiv cum ar fi : Luna4

si tastam ulterior Enter, cu conditia ca sa nu folosim caractere interzise in Excel , cum ar fi spatiu.

Acest Name Range se numeste Luna4

Ne vom intoarce in foaia dorita si vom proceda la introducerea formulei dorite, astfel:

Utilizam tasta F3 pentru a ne deschide lista de Name Range existente din fisierul curent.

In concluzie Name range sunt denumiri date de catre noi anumitor celule , randuri, coloane, care pot fi utilizate ulterior in diferite formule, etc.

Putem chiar in formula respectiva sa introducem manual Name range disponibil.

Regula nr.6. Coloana Primary Key

In Excel nu trebuie sa existe tabele fara o coloana de tip Primary Key. Aceasta isi propune sa identifice in mod unic fiecare linie din cadrul unui tabel. Daca nu exista in prealabil, este indicat sa fie introdusa pentru identificarea usoara a datelor respective.

Vom proceda la inserarea unei coloane.

In coloana aferenta inserata vom dori sa introducem un numar unic de identificare de exemplu.

Smart tag,

Si alegem Fill Series.

Regula nr.7. In cazul in care avem un tabel “monstru” care contine multe linii si coloane si trebuie sa lucram in cadrul acestuia este greu de urmarit atatea date.

Pentru aceasta vom folosi doua instrumente vizuale din meniul View:

Freeze

De exemplu ne dorim sa pastram capul de tabel , astfel incat deplasandu-ne in josul tabelului sa putem interpreta datele continute in tabel. Pentru aceasta este necesar sa ne pozitionam sub capul de tabel si apasam Freeze.

Prectic in acest caz daca derulam pe verticala, randul respective ramane fix.

Binenteles ca operatiunea inversa este Unfreeze.

Split

Este o unealta care permite inghetarea simultana atat pe verticala , cat si pe orizontala. In acest fel putem pastra atat coloana Primary key cat si capul de tabel.

Pentru aceasta este necesar sa ne pozitionam in prima celula care contine date si sa alegem optiunea Split.

In acest fel daca derulam atat pe verticala cat si pe orizontala, putem sa vizualiam si sa interpretam datele continute din cadrul tabelului nostru.

Regula nr.8. Nu folosim combinatia de taste Ctrl si A pentru selectarea datelor din cadrul unui tabel, ci Ctrl si*.

De ce? Este o combinatie de taste care permite selectarea datelor din cadrul tabeluilui respective, dar are propritati ascunse si puternice care sunt folosite in cadrul operatiilor VBA si scurteaza o multitudine de operatii care duc la scurtarea timpului de lucru.